QUATTRO MIKENTI GROUPIN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Quattro Mikenti Group, jatkossa myös ”QMG”
Piispantilankuja 2 A, 02240 Espoo

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Sari Stenholm
Piispantilankuja 2 A, 02240 Espoo
Puhelin: +358 40 594 1272
Sähköposti: sari.stenholm@qmg.fi

QMG on käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä ja vastuussa siitä, että käsittely tapahtuu kulloinkin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Yhtiö noudattaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) ja Tietosuojalaki (1050/2018), edellyttävät.

Tietosuojaselosteessa kerromme siitä, miten käytämme meille luovutettavia tai keräämiämme henkilötietoja.

Yleistä

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on asiakas- tai palvelussuhde tai muu niihin verrattava suhde QMG:n toimintaan, henkilön tai yhteisön QMG:lle antama toimeksianto tai QMG:n ja rekisteröidyn välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Jos otat QMG:hen yhteyttä puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse/verkkosivujen välityksellä, saatamme myös tallentaa yhteydenpidon mahdollisine henkilötietoineen.

Henkilötieto = Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite)

Rekisteröity = luonnollinen henkilö, jonka henkilötietoihin käsittely kohdistuu

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset tai muut sopimusvelvoitteemme ja hoitaaksemme velvollisuutemme työnantajana sekä yhteistyökumppanina. Tietoja käsitellään noudattaen tietosuojalainsäädäntöä ja tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä perusperiaatteita sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa varmistaaksemme, ettei kenenkään yksityisyys vaarannu.

Käsittelyn tarkoitukset ja peruste

QMG käsittelee henkilötietojasi voidakseen panna täytäntöön sinun ja yhtiön välisen sopimuksen tai toteuttaakseen pyynnöstäsi sopimuksen tekemistä edeltäviä toimenpiteitä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6.1 b).

QMG:llä on henkilötietojesi käsittelyyn myös oikeutettu etu, joka liittyy QMG:tä ja sen toimintaa koskevaan tiedotukseen ja markkinointiin (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6.1 f).

QMG käsittelee henkilötietojasi myös siltä osin kuin käsittely on tarpeen lakisääteisen tai viranomaispäätökseen perustuvan velvoitteen noudattamiseksi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6.1 c).

Rekrytointi

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi konserniin kuuluvissa yrityksissä (Linkki yhtiölistaukseen)

QMG kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään ja rekrytointeja ja/tai henkilöarviointia suorittavilta palveluntuottajilta. QMG kerää henkilötietoja osana avointen työpaikkojen hakuprosessia. Tämän lisäksi QMG kerää rekisteröityjen verkkosivujen kautta tai sähköpostitse lähettämiä avoimia työpaikkahakemuksia.

Rekrytointiprosessin yhteydessä QMG voi pyytää rekisteröidyltä suostumusta henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen toteuttamiseksi.

Tietojen säilytys ja käsittely

QMG käsittelee tehtyihin sopimukseen liittyviä henkilötietojasi sopimusten voimassaoloaikana ja niin kauan sen jälkeen kuin QMG:n kanssa tekemäsi sopimuksen kaikkien velvoitteiden toteuttaminen sitä edellyttää.

Sen jälkeen QMG säilyttää tiedot, jotka se on lainsäädännön tai viranomaispäätöksen mukaan velvollinen säilyttämään, ja niin kauan kuin lainsäädäntö tai viranomaispäätös sitä edellyttää (esim. kirjanpitoaineisto).

QMG saattaa säilyttää yhteystietoja markkinointi- ja tiedotustarkoituksiin. Tällaisia tietoja säilytetään yleensä enintään kaksi vuotta niiden luovutuspäivästä lukien.

Työnhakemustietoja säilytetään QMG-konsernissa kuusi (6) kuukautta hakemuksen tekemisestä ja niitä voidaan käsitellä myös muiden mahdollisten työpaikkojen täyttämistä koskevia valintoja varten, ellei työnhakija ole ilmoittanut rekisterinpitäjälle, että hän haluaa hakemustaan käsiteltävän vain tiettyyn nimenomaiseen tehtävään tai muuten pyytänyt käsittelyn lopettamista.  Mikäli henkilö tulee valituksi tehtävään, tietoja voidaan säilyttää pidempään. Tarvittaessa tietoja voidaan säilyttää kauemmin myös lakiin perustuvan velvoitteen, kuten yhdenvertaisuuden, toteuttamiseksi tai sen asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Poistamme tiedot pyydettäessä.

Tietojen luovutukset ja siirrot

QMG saattaa luovuttaa henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille tiedon tallennuksen sekä järjestelmiemme huollon ja ylläpidon yhteydessä. Henkilötietojen käsittelijät voivat myös lukea, järjestää sekä siirtää henkilötietoja QMG:n ohjeistuksen mukaan.

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa rekisteröidyn tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai rekisteröidyn suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten kontaktointi-, tai tutkimusrekistereihin.

Tarvittaessa QMG siirtää rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointijärjestelmän toteuttavalle palveluntarjoajalle ja henkilöarviointeja suorittaville palveluntuottajille, jotka käsittelevät henkilötietoja QMG:n toimeksiannosta ja lukuun.

Edellä mainittujen rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.

Pääsääntöisesti QMG ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, jos viestintätyökalut, verkkosivualustat tai olennaisesti toimintaa tukevia pilvipalveluja isännöivät datakeskukset sijaitsevat esimerkiksi Yhdysvalloissa.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siihen on lainmukaiset perusteet: Euroopan komissio on päättänyt, että vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia vakiolausekkeita käyttämällä. Mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Tarkastusoikeus

Sinulla on voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja QMG on tallentanut. Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö kohdassa 2. mainitulle yhteyshenkilölle ja todistamalla henkilöllisyys luotettavalla tavalla.

Tietopyyntöön vastataan EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden kuluessa). Mikäli tietopyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan tietopyyntöihin vastaamisesta ja niiden täytäntöönpanosta periä niistä aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietyn tyyppistä henkilötietojesi käsittelyä sekä peruuttaa annettu suostumus niiden käyttöön. Henkilö voi milloin vain peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ottamalla yhteyttä joko postitse tai sähköpostitse.

Turvallisuus

QMG käsittelee henkilötietojasi tavalla, joka täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 5 periaatteet. QMG käsittelee henkilötietojasi tavalla, joka takaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta henkilötietoihin pääsyltä tai lainvastaiselta käsittelyltä sekä häviämiseltä, tuhoamiselta tai vahingossa tapahtuvalta vahingoittumiselta.

QMG käyttää henkilötietojesi käsittelyssä turvallisia palvelimia ja rajoittaa pääsyä henkilötietoihin organisaatiossa. Oikeus henkilötietoihin pääsyyn annetaan vain henkilöille, jotka työskentelevät organisaatiossa tai henkilötietojen käsittelijän ja tämän alikäsittelijän palveluksessa, ja vain siksi, että nämä voisivat hoitaa työtehtävänsä.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

QMG varaa pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tarpeen mukaan, kuten lakeihin ja asetuksiin tehtävien muutosten noudattamiseksi. Muutettu tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivuilla. Mikäli teemme tähän tietosuojatiedotteeseen muutoksia, emme ilmoita jokaisesta päivityksestä erikseen käyttäjille.